Paranna tuottavuutta töissä

 Google Garage

Työn tuottavuuden kasvattaminen

Opi hallitsemaan ajankäyttöäsi sekä työskentelemään tehokkaammin! Tehokas ajanhallinta on tärkeää, jotta tuottavuus on varmasti paras mahdollinen. Voit parantaa tuottavuuttasi pilvipohjaisten yhteistyösovellusten avulla ja maksimoida tehokkuutesi opettelemalla töiden priorisointia ja delegointia. Paremmasta ajankäytön hallinnasta voi olla hyötyä sekä yksityiselämässä että työelämässä. Stressi ja virheet vähenevät ja tuottavuus paranee

Ajanhallinnan tehostaminen

Tiedosta mihin aikaasi haaskautuu työpäivän aikana. Vaikka puhelut, sähköpostiviestit ja kollegoiden kysymyksiin vastaaminen tai tehtävien ylianalysointi voivat tuntua pieniltä asioilta, pienistä puroista kasvaa suuri joki, ja ne voivatkin viedä yllättävän paljon aikaa varsinaiselta työnteolta

Tuottavuustyökaluilla, kuten Asana, Basecamp ja Google Keep, voit luoda digitaalisia muistilistoja, hallita tehtäviä ja suunnitella työpäiväsi. Joissakin työkaluissa voi myös delegoida tehtäviä muille tai tilata muistutuksia lähestyvistä määräajoista. Monet työkaluista ovat ilmaisia, ja osa on saatavana myös pienille tiimeille tarkoitettuina ilmaisversioina. Tehtäväluettelon ja eri tehtäviin tarvittavan ajan kirjoittaminen ylös päivittäin on hyvä tapa tehostaa ajanhallintaa. Nopea reagointi sähköpostiviesteihin, lounastauolla työskentely ja delegoimatta jättäminen saattavat vaikuttaa hyviltä ideoilta, mutta tosiasiassa niistä on vain haittaa.

Aikasi on kallisarvoista – käytä se viisaasti: 

1. Ole tarkkaavainen kokouksissa. Vältä kokouksia tai palavereja, joissa sinua ei tarvita (tai joista ei ole sinulle hyötyä). Jos järjestät kokouksen itse, aseta selkeät tavoitteet, toimita kaikki aineisto etukäteen sekä aloita ja päätä kokous ajallaan.

2. Luo päivittäisiä muistilistoja. Ota tavaksi laatia priorisoitu lista kaikesta siitä, mitä päivän aikana on tehtävä.

3. Jatkuva istuminen näytön ääressä voi näyttää tuottavalta, mutta 5–10 minuutin tauko voi ehkäistä väsymystä ja parantaa keskittymiskykyä – etenkin, jos liikut ja venyttelet.

4. Eliminoi häiriötekijät. Kerro muille, ettei sinua saa häiritä, tai siirry tilapäisesti toiseen paikkaan, jossa saat olla rauhassa

5. Nuku riittävästi. Univaje voi vaikuttaa työntekoon, joten yritä aina nukkua hyvät yöunet ennen uuden päivän koettelemuksia.

Tehtävien priorisointi ja delegointi

Pitkä to-do-lista voi uuvuttaa ahkerimmankin työntekijän.  Opettele siis priorisoimaan ja delegoimaan! Tärkeät ja kiireelliset tehtävät kannattaa tehdä heti. Tehtävät, jotka ovat kiireellisiä mutta eivät tärkeitä, kannattaa delegoida. Jos jokin tehtävä ei ole tärkeä eikä kiireellinen, sen voi jättää huomiotta.

Priorisoimalla asioita löydät optimaalisen tasapainon työn ja arjen välillä, ja saat myös tärkeät tehtävät tehtyä. Tee to do -lista kaikista tehtävistä, jotka tällä hetkellä pyörivät mielessäsi.

Hyödynnä Eisenhowerin matriisia ja jaa nämä tehtävät ryhmiin niiden kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan. Näin näet, mihin tehtäviin on pureuduttava heti. Voit hyödyntää tätä menetelmää niin jokapäiväisissä kodin askareissa kuin vaativissa työtehtävissäkin.

kuva: studentti

Laadi ensin tehtävälista: esim. kirjoita blogiviesti tai tapaa potentiaalinen asiakas.

Sijoita sitten tehtävät matriisin neljään kenttään. Kentän valinta riippuu tehtävän tärkeydestä:

1. Kiireellinen ja tärkeä. Nämä tehtävät on tehtävä välittömästi, esim. tarkista pian julkaistava raportti.
2. Tärkeä mutta ei kiireellinen. Nämä tehtävät on aikataulutettava, esim. seurantapuhelu potentiaaliselle toimittajalle.
3. Kiireellinen mutta ei tärkeä. Nämä tehtävät on delegoitava, esim. tapaamisten aikataulutus.
4. Ei kiireellinen eikä tärkeä. Esimerkki tällaisesta tehtävästä on uusien somisteiden ostaminen toimistoon. Nämä tehtävät voi poistaa listalta kokonaan.

Rajoita kenttien tehtävämäärä kymmeneen ja tee tehtävät valmiiksi ennen uusien lisäämistä.

Saatat huomata, että voi olla mahdotonta suoriutua näistä  Priorisoituasi tehtävät saatat huomata, ettet suoriudu kaikesta yksin määräajassa. Tällöin delegoinnista voi olla suurta apua.

Delegoidessa pidä ihmisten vahvuudet mielessäsi ja varaa riittävästi aikaa ohjeistamiseen ja määräaikojen kertomiseen. Muista myös varmistaa säännöllisesti, että kaikki sujuu hyvin.

Kokeile: 

Pidä työpöydälläsi kynää ja lehtiötä. Kirjaa yhden päivän ajan ylös jokainen loppuun asti suorittamasi tehtävä sekä kaikki keskeytykset. Tutki muistiinpanojasi päivän päätteeksi ja katso, mitkä tehtävät tai toiminnot veivät suurimman osan ajastasi. Miten paljon ajastasi kului muihin kuin varsinaisiin työtehtäviin? Mitä kyseisenä aikana tapahtui? Laadi seuraavaksi suunnitelma siitä, miten voit jatkossa välttää tällaiset keskeytykset.

Yhteistyön tekeminen pilvipalvelun avulla

Pilvi-palvelussa työskentelystä on monenlaista etua. Tehtävän vuoksi ei tarvitse matkustaa erikseen työpaikalle ja tehty työ tallennetaan automaattisesti sitä mukaa kuin työskentelet. Pilvipalvelut mahdollistavatkin reaaliaikaisen yhteistyön kollegoiden kanssa mantereesta huolimatta. Pilvialustat, esimerkiksi  G Suite, Office 365, mahdollistavat usean käyttäjän samanaikaisen sisällön lisäämisen tiedostoihin, niiden muokkaamisen ja mahdollisuuden keskustella niistä.

Pilvipalvelut säästävät erityisesti kansainvälisillä yrityksillä aikaa ja rahaa, sekä takaavat myös läpinäkyvyyden ja sujuvan yhteistyön dokumentteja muokatessa, eli tehokkuutta.

Pidä pilvessä mielessä nämä tärkeät seikat:

1. Luotettava internetyhteys on ehdoton edellytys pilvityöskentelylle.
2. Offline-ominaisuuksien ansiosta työ jatkuu, etkä menetä tallentamattomia töitä, jos yhteys katkeaa.
3. Tarkista käyttäjien käyttöoikeudet dokumentteihin, jotta yhteistyö pilvessä sujuu saumattomasti: Toiset tarvitsevat täydet muokkausoikeudet, toisille riittävät kommentointi- tai lukuoikeudet.
4. Nimeämiskäytännöstä on tärkeää sopia, jotta kaikki löytävät tiedostot pilvestä helposti.

Kokeile pilveä: 

Valitse pilvipohjainen järjestelmä, kuten Google Sheets tai Microsoft OneDrive. Luo uusi asiakirja ja jaa se työkavereillesi tai ystävillesi siten, että määrität eri henkilöille eri käyttöoikeustasot. Harjoittele pilvipalvelun käyttöä määrittämällä kullekin käyttäjälle tietty toiminto, joka hänen on määrä tehdä. Näin huomaat, miten voitte kaikki työskennellä pilvipalvelussa samanaikaisesti. Tutustu myös chatin ja kommenttien kaltaisiin toimintoihin, joiden kautta voit pitää yhteyttä muihin 

• Google Docs / G Suite by Google Cloud / G Suite Learning Center / Google Drive